In den vergangenen Jahren habe ich festgestellt, dass ich Texte oder auch Textteile immer öfter wieder verwende. Ein Grund dafür ist, dass sich meine Arbeit nicht mehr wie am Anfang meiner Berufstätigkeit nur auf PR beschränkt, sondern auch Marketing (Broschüren, Websites, Whitepaper) sowie Produktentwicklung (Benutzerführung, Hilfe, FAQs) umfasst. In all diesen Verwendungsformen können Textteile ohne Veränderungen eingesetzt werden. Allerdings gibt es Grenzen: ein Pressetext und ein Marketingtext unterscheiden sich natürlich, da manche Formulierungen “zu werbend sind”. Aber gerade innerhalb der PR-Kommunikation sind Texte wieder verwendbar: In mehreren Presseinformationen oder in Hintergrundinformationen.

Vor einiger Zeit musste ich zu einem relativ späten Zeitpunkt ein technisches Detail bei einem Kunden ändern, da innerhalb der Produktentwicklung eine Abweichung von der ursprünglichen Darstellung beschlossen wurde. In der Folge musste ich diese Beschreibung, die nicht werblich formuliert war, in mehreren Dokumenten ändern. Im konkreten Fall war es noch relativ leicht, den Überblick zu behalten, wo ich überall diesen Sachverhalt beschrieben hatte. Komplizierter wäre es gewesen, wenn andere an der Erstellung mitgearbeitet hätten oder wenn die Erstellung sehr lange her gewesen wäre. Was fehlt ist eine strukturiertes Verzeichnis aller Sachverhalte. Klarer wurde mir dies, als ich mich mit DITA (Darwin Information Typing Architecture) beschäftigt habe.

Nehmen wir beispielhaft an, dass es eine Software gibt, die für eine neue Windows-Plattform verfügbar ist oder dass eine neue Datenbank unterstützt wird. Ein anderes Beispiel ist die Adresse oder der Name des Ansprechpartners. In der Tat sind fast alle Kunden, die ich seit dem Beginn meiner Selbständigkeit gewonnen habe, mindestens einmal umgezogen. Die notwendige Änderung muss also in x Dokumenten geändert werden. Wie finde ich die Stellen, an denen die Änderung eingepfegt werden muss? Ich kann natürlich mit Hilfe der Windows-Suchfunktion alle Dokumente durchsuchen, aber das funktioniert nur für bestehende Informationen. Zielführender wäre ein Verzeichnis, welche Informationen wo verwendet wurden.

Die Idee ist also, hinter die Dokumenterstellung und Verwaltung eine einheitliche Quelle pro Kunde zu setzen. Das könnte eine Excel-Tabelle sein oder eine Datenbank. Mit diesem Ansatz will ich mich in den kommenden Monaten beschäftigen. Die Ziele sind zum einen Effizienz in der Erstellung und Verwaltung und Konsistenz der Informationen. Zum anderen erhoffe ich mir neue Erkenntnisse über die Struktierung bzw. Strukturierbarkeit von Texten. Dabei sind noch eine ganze Reihe von Fragen offen, z. B.:

• Wie groß muss oder kann eine Informationseinheit (Topic) sein?
• Ist eine Datenbank oder Excel-Tabelle die geeignete Quelle?
• Wie funktioniert die Freigabe der Kunden?
• Welche Programme sind dafür am besten geeignet?
• Wo sind die Grenzen dieses Vorgehens

Der letzte Punkt ist aus einem besonderen Grund interessant: Bis vor kurzem war Microsoft Word das praktisch einzige Textverarbeitungsprogramm. Nach OpenOffice kamen in der letzten Zeit Ankündigungen bzw. Produktlaunches beispielsweise von IBM, Google oder gerade heute Adobe hinzu. Es wird also entscheidend sein, welches dieser Programme für die Aufgabenstellung am besten geeignet ist.

Tags:

DITA, Effizienz, Konsistenz, PR. Marketing, Software, Texterstellung, Textverarbeitung, Topic, Wiederverwendung
Dieser Eintrag wurde am 01. October 2007 um 21:30 Uhr geschrieben und ist unter gelistet. Sie können alle Einträge über den RSS 2.0 Feed abbonieren. Sie können einen Kommentar posten.